Such- und Editierfunktionen der Hausbibliothek.

Die Hausbibliothek umfasst den gesamten Medienbestand eines Unternehmens, das heißt gedruckte und digitale Informationsmedien.

Jeder vorhandene Artikel – ob Buch, Zeitschrift, CD-ROM, Datenbank, PDF-Datei usw. – ist im elektronischen Bestandskatalog des Unternehmens verzeichnet. Damit wird eine effiziente Suche in der Hausbibliothek gewährleistet.

Bestellte Artikel stehen nach Absenden des Warenkorbes ebenfalls im Katalog und werden von den Suchfunktionen berücksichtigt. Im Unterschied zum tatsächlichen Bestand sind die noch ausstehenden Artikel mit dem Status 'bestellt' versehen.

Ein Artikel erhält nur dann den Status 'bestellt', wenn der Ankauf über den Warenkorb erfolgt. Der Vorteil dieses Systems ist, dass das Suchergebnis gleichzeitig über den aktuellen und den zu erwartenden Bestand informiert.

Die Suchfunktionen stehen nur Nutzern zur Verfügung, die von der Rechtevergabe mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet wurden.

Die Rechtevergabe ermöglicht es zum Beispiel, dass der Geschäftsführer uneingeschränkten Zugriff auf alle Abläufe der Medienbeschaffung des Unternehmens hat. Ein Einkäufer oder Controller wird immer berechtigt sein, sich über die Budgetverwaltung aller Kostenstellen zu informieren. Der Sachbearbeiter hingegen kann eventuell nur Artikel eines bestimmten Standortes recherchieren.

Die Editierfunktionen können ebenfalls nur von hierzu berechtigten Anwendern genutzt werden. Mit Hilfe der Editierfunktionen werden Einträge zum Standort, Status usw. aktualisiert. In der Rechtevergabe ist beispielsweise festgelegt, welcher Mitarbeiter den Status eines Artikels ändern darf.

Die Funktionen der Suche

Der berechtigte Nutzer klickt im Hauptmenü auf Bibliothek und es wird der Suchfilter des Moduls Hausbibliothek – Suche eingeblendet. Von hier startet er seine Suche und ruft gegebenenfalls die ergänzenden Funktionen der erweiterten Suche auf.

Der Suche unterstützt kombinierte Abfragen. Ein Anwender gibt beispielsweise in das Feld 'Autor' und in das Feld 'Verlag' einen Suchbegriff ein. Das Suchergebnis zeigt nur Titel des Autors, die in dem genannten Verlag erschienen sind und in der Hausbibliothek stehen. Außer der bibliographischen Suche (Titel, Autor, Verlag, Artikelnummer, Stichwort, Zeitraum des Erscheinens) kann der Nutzer nach Signatur und Standort filtern.

Die Erweiterte Suche ermöglicht unter anderem Abfragen nach dem Literaturbestand per Abteilung oder dem Ausgabenanteil einzelner Kostenstellen. Weitere Recherchemöglichkeiten stehen mit folgenden Suchfeldern zur Verfügung: Bestellzeitraum, Bestellzeichen, Eingangsdatum oder Belegnachweis (Rechnung, Lieferschein). Unterhalb dieser genannten Felder befindet sich eine Checkbox mit voreingestellten Suchkriterien (eingegangene, verlorene, offene Bestellungen usw.). Einzelne oder alle voreingestellten Such- bzw. Filterfunktionen der Checkbox werden deaktiviert, indem man jeweils das Häkchen wegklickt.

Die Suchmasken Suche und Erweiterte Suche sind kombinierbar. Damit ist die Auswahl an gezielten Abfragemöglichkeiten noch größer. Der Nutzer gibt zum Beispiel einen Suchbegriff im Feld 'Autor' ein, wechselt per Knopfdruck in die erweiterte Suchmaske und wählt eine bestimmte Abteilung aus. Das Ergebnis ist eine Liste aller Artikel des Autors, die der genannten Abteilung zugeordnet sind.

Wenn ein Artikel mehrmals und in unterschiedlichen Auflagen im Bestand vorhanden ist, werden die Suchtreffer gruppiert angezeigt. Das bedeutet, in der Listenansicht (Kurzversion der Titel) steht unter dem Titel die Gesamtanzahl der älteren Exemplare und daneben die Anzahl Exemplare der aktuellen Auflage. Sobald der Titel angeklickt wird, sieht man eine Aufstellung der diversen Auflagen. Diese sind nach Erscheinungsjahr gelistet, sowie mit der jeweiligen ISBN und der Anzahl der vorhandenen Exemplare ergänzt. Jede Auflage ist wiederum mit einem Link versehen, der in die entsprechende Detailansicht verzweigt.

Druck und Export sind Bestandteil des Kombinationsfeldes Aktionen. Dieses Auswahlmenü ist am Anfang und Ende jeder Listenansicht von Suchtreffern integriert. Der Vorteil einer Listenansicht ist die übersichtliche Darstellung der oft umfangreichen Suchtreffer. Mit einem Klick in das Kästchen vor 'Aktionen' werden alle Artikel mit einem Häkchen markiert. Die gesamte Liste kann entweder gedruckt oder exportiert werden. Es ist ebenfalls möglich eine individuelle Titelauswahl zu drucken, bzw. zu exportieren. Hierfür muss jeder gewünschte Artikel einzeln markiert werden.

Mit dem Aktivieren der Funktionen Druck oder Export wird ein Kontextmenü aufgerufen. Dieses beinhaltet eine Auswahlliste von Datenfeldern (identisch mit den Parametern der Detailansicht eines Artikels). Der Bearbeiter wählt zum Beispiel folgende Felder aus: Titel, Autor, Medientyp, Kostenstelle. Danach klickt er auf die Funktion 'Weiter', die eine Verknüpfung zur markierten Artikelliste herstellt. Die ausgewählten Artikel werden in einer Spaltenansicht gezeigt. Die Spalten 'Titel, Autor, Medientyp und Kostenstelle' sind mit den entsprechenden Inhalten der markierten Artikel gefüllt. Die Spaltenansicht kann gedruckt, bzw. in ein Excel oder CSV - Format exportiert werden.

Eine zusätzliche Funktion der Hausbibliothek – Suche informiert über Neuauflagen vorhandener Werke. Die Suchergebnisse zeigen nämlich nicht nur den Bestand oder Bestellstatus eines Artikels an, sondern geben auch Auskunft ob in Kürze eine Neuauflage erscheint, bzw. bereits publiziert wurde. Die angezeigte Neuauflage ist mit den Funktionen des Warenkorbes verknüpft und kann somit ohne großen Arbeitsaufwand bestellt, bzw. beim Buchhändler vorgemerkt werden. Über den Warenkorb wird automatisch ein Neueintrag im Bestandskatalog generiert und mit der Statusmeldung 'bestellt' versehen. Mit Hilfe dieses intelligenten Informations- und Beschaffungssystems bleibt die Fachbibliothek des Unternehmens immer aktuell.

Mitarbeiter, die mit Editierrechten ausgestattet sind, können die im Bestandskatalog aufgenommenen Artikel überarbeiten. Hierzu nutzen sie die Editierfunktionen, die in der Hausbibliothek – Suche integriert sind. Die Editierfunktionen werden unter anderem immer beim Bearbeiten des Wareneinganges eingesetzt. Der Mitarbeiter ruft die Detailansicht des eingetroffenen Artikels im Katalog der Hausbibliothek auf. In dieser Ansicht sind viele Datenfelder jeweils mit einem Editiersymbol, dem Editierstift versehen. Jetzt klickt der Mitarbeiter beispielsweise auf den Editierstift des Datenfeldes 'Verfügbarkeit' und aktiviert damit ein Kombinationsfeld. Da er den Erhalt eines bestellten Artikels dokumentieren möchte, ändert er den Status 'bestellt' und wählt im Menü den Status 'eingegangen' aus.

In der Detailansicht eines Artikels gibt es auch ein Editiersymbol für den gesamten Datensatz. Es befindet sich rechts oben im Editierbereich. Klickt der Bearbeiter dieses Editiersymbol an, ruft er ein Kontextmenü auf. Dieses ermöglicht ihm, mehrere Datenfelder hintereinander zu korrigieren.

Berechtigte Mitarbeiter können einen Artikel erneut editieren. Ein Bedarf hierzu besteht beispielsweise, wenn ein Artikel ausgeliehen wird. Der Bibliotheksnutzer möchte bei seiner Suche im elektronischen Bestand sofort sehen, ob ein Exemplar vorhanden oder ausgeliehen ist. Deshalb muss jede Ausleihe und Rückgabe eines Artikels im Katalog festgehalten werden. Ein weiteres Beispiel ist, wenn ältere Bestände aus Platzgründen einen anderen Standort erhalten. In diesem Fall muss die Standortanzeige im virtuellen Bestand editiert werden.